Sociala medier, webb, appar eller mobila lösningar. Den digitala omställningen har tagit världen och framför allt retailsektorn med storm. Men även om internet har sopat mattan med gamla sanningar och mångt och mycket ritat om kartan för hur företag och varumärken lyckas i dagens landskap finns det en sak som består – det fysiska mötet.

När det kommer till kundaktiveringar är det få saker som slår så högt som när människor möts öga mot öga, oavsett om det handlar om stora konferenser eller mindre kundträffar.

Men hur gör man för att lyckas?

Sajten Small Business Trends har tagit pulsen på branschproffsen och samlat de 42 bästa tipsen från några av de främsta experterna när det kommer till företagsevent. The Lobby Magazine har kokat ned råden ytterligare och sammanfattar här de olika tillvägagångssätten till en dryg handfull steg för ett lyckat event.

Sex måsten för ett lyckat event


1. Innan du börjar…

Det finns inga genvägar till ett bra event. I alla fall inte om man får tro branschexperter som Matt Telfer, marknadschef på Heart Internet, Beth Silver, affärsområdeschef på Doubet Consulting samt Laura Leites, eventplanerare och ägare av L2 Event Production.

Du kanske ser det framför dig redan nu. Men innan du ens börjar fantisera om slutprodukten måste du göra förarbetet. Börja med att bestämma dig för vilken målgrupp du riktar dig mot eftersom detta lägger grunden för allt kommande arbete, enligt experterna. Fortsätt sedan att göra en fullständig lista över detaljer – allt från ljussättning till maten – och bestäm dig sedan för det huvudsakliga syftet med ditt event (leadsgenerering, awareness etc.).

Glöm inte heller, påpekar Small Business Trends, att hålla koll på konkurrenternas schema så att era event inte krockar, var flexibel kring arrangemangets omfattning och framför allt – känn till dina egna begränsningar både när det gäller både tid och pengar och forma evenemanget efter detta.

Till sist, sätt upp så ett så kallat SMART mål (från engelskans Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound)

2. Budgetering

Lägg upp en tydlig ekonomisk plan redan från början oavsett om ditt event finansieras direkt, genom sponsorskap, via deltagarintäkter eller alla tre kombinerat. Nästa steg är att göra en utförlig budget över alla kostnader. Ett tips från flera experter är att försöka hitta partners som på något sätt kan bidra för att hålla nere kostnaderna.

En trend, som lyfts i artikeln, som växer allt mer är att använda crowd funding för att finansiera ett event. På så sätt kan du sätta ett minimimål för betalande deltagare och på så sätt endast genomföra det först när du fått tillräckligt med intäkter.

3. Locka deltagare

Utan marknadsföring inget event – en självklarhet, förstås, men det går inte att nog understryka hur viktigt en detaljerad marknadsplan är för att en live-event ska lyckas.

Eller som SMallbiztrends.com utrycker det:

”Marknadsför, marknadsför, marknadsför – om du inte vill vara den enda som dyker upp.”

För att locka deltagare är det viktigt att du är tydlig i ditt erbjudande; vad får kunden ut av detta? Även om USP:arna (unique selling points, reds. anm) är självklara för dig är det inte säkert att konsumenter tycker det är lika glasklart.

Vidare råder proffsen dig att etablera en bra kontakt med media, att använda hastats när du promotar ditt event i sociala medier och glöm för guds (och din egen) skull inte bort Youtube som kanal – världens andra största sökmotor.

Andra tips, i korthet, handlar om att knyta till sig lokala bloggare, att investera i smarta eventverktyg eller att arbeta med så kallade early-bird-erbjudanden för att skapa urgency bland presumtiva deltagare.

4. Bygg ditt team

Hitta rätt kompetenser inom och utanför ditt företag och delegera ansvar, uppmanar Small Business Trends. Att ha en och samma person som slutgiltigt ansvarig för varje detalj är dömt att misslyckas, påpekar sajten.

Rätt person på rätt plats, helt enkelt.

Ett annat tips är att vara noggrann med att följa upp att arbeten och uppgifter faktiskt går enligt plan, utan att hemfalla åt detaljstyrning förstås. Andra tips handlar om att forma ett kompetent sociala medier-team för liverapportering från eventet samt att alltid be personer vid sidan om, om feedback.

5. Genomförandet

Dagen med stort D är snart här – men hur förbereder du dig?

Börja med att se till att leverera på alla de punkter och förväntningar som du byggt upp under dina förberedelser. Därefter är det viktigt att hitta samspelet med deltagarna. Ha en positiv attityd och sprid den till dina deltagare och ha full koll på publikens reaktioner.

Det är också viktigt att både öva ordentligt om du ska hålla i en presentation men också att vara självkritisk när det gäller innehållet. Ställ dig frågan om ämnet faktiskt ger någon VERKLIG nytta för mottagarna.

6. När olyckan är framme…

Allt kan hända. Vilket också betyder att allt kan gå fel. Ett bra tips för att värja sig mot eventuella missöden är att göra en så utförlig tabell man kan, innehållande två kolumner: en för eventuella problem, och en för respektive krisåtgärd.

Och slutligen – var beredd på att kavla upp ärmarna. Även om du själv kanske inte är personligt ansvarig för exempelvis maten bör du vara redo för att hoppa in om något händer.